La Audiencia Nacional, en su sentencia de 26 de mayo de 2025, establece que las empresas no están obligadas a proporcionar cuentas de correo corporativo a toda la plantilla si implementan herramientas digitales para la gestión laboral que pueden ser accesibles mediante mecanismos alternativos, sin necesitar el uso obligatorio de datos personales como correos electrónicos o teléfonos personales, y mantienen canales convencionales de comunicación.

La sentencia surge a raíz de una demanda de conflicto colectivo que planteaba que las herramientas de comunicación utilizadas por la empresa para la presentación de solicitudes y práctica de gestiones del personal que presta servicios en modalidad presencial no eran suficientes ni adecuadas. La demanda solicitaba que se obligara a la empresa a facilitar a la plantilla una cuenta de correo corporativo y que se mantuvieran los canales convencionales de atención telefónica con recursos humanos, sin limitar en exclusiva dicha comunicación a través de una app.

La Audiencia Nacional concluye que, aunque el empleador debe proporcionar al trabajador los medios necesarios para el desenvolvimiento de su relación laboral, en este caso, la empresa ha demostrado que no existe una única fórmula de comunicación con recursos humanos que exija la aportación previa o el uso no consentido de las cuentas de correo electrónico personal de la plantilla.

La empresa pone a disposición de su personal una plataforma de comunicación que incluye diversas herramientas. El acceso a dicha plataforma puede realizarse a través de tres mecanismos alternativos a elegir por cada trabajador: a través de la app instalada en el teléfono del trabajador, por el correo electrónico facilitado, o mediante el sistema de token virtual o físico sin necesidad de asociar correo electrónico alguno.

Además, la empresa mantiene en los centros de trabajo impresoras y escáneres a disposición de la plantilla, donde se pueden descargar e imprimir los recibos de nómina; los trabajadores pueden formular sus consultas y peticiones directamente a través del People Manager, y reciben respuesta en un periodo, generalmente, de 0 a 3 días. Cualquier otra consulta también es atendida por los medios habituales, como es el caso de la gestión de bajas médicas por una cuenta específica de correo electrónico.

Por tanto, la Audiencia Nacional desestima la demanda, concluyendo que no procede imponer a la empresa la obligación de proporcionar a la totalidad de los trabajadores una cuenta de correo corporativo.

Sentencia de la Audiencia Nacional de 26 de mayo de 2025, EDJ 605123.