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Existen diversas normas en la legislación hipotecaria que obligan a remitir información periódicamente por los registradores a la DGRN. Por ejemplo, debe remitirse información trimestral sobre títulos despachados fuera del plazo legalmente previsto y certificación semestral sobre el estado del registro.

También hay remisiones puntuales, como las relativas a participación en concursos de vacantes, recursos contra la calificación, licencias o ausencias reglamentarias o los supuestos de traslado de la oficina o de fuerza mayor.

Por otra parte, en el Reglamento notarial se contemplan supuestos que los notarios han de comunicar a la DGRN, tales como concursos de vacantes, licencias o ausencias reglamentarias, negativa a expedir copias solicitadas por autoridades, solicitud de prórroga de plazo posesorio de los concursos o solicitud de duplicado títulos.

Estas comunicaciones deben remitirse a través de los formularios electrónicos específicos que se habiliten para cada supuesto, adjuntando en su caso, los ficheros que se requieran en cada caso. Todo ello será firmado electrónicamente en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia. En caso de no existir un formulario específico, las comunicaciones podrán remitirse a través de los formularios genéricos disponibles. La sede electrónica generará un acuse de recibo digital acreditativo de la presentación de la documentación.

La instrucción incluye normas específicas para algunos supuestos especiales: recursos contra la calificación; actas de toma de posesión del Registro; información sobre títulos despachados fuera del plazo legalmente previsto y certificación semestral sobre el estado del Registro.

Desde 2002, todos los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles, deben disponer para la adecuada prestación de sus funciones públicas de firma electrónica reconocida y que mediante el uso de dicha firma electrónica pueden remitirse documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un notario o registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles dirigidas a otro notario o registrador, a las Administraciones públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

Instrucción DGRN de 25 octubre 2016. EDL 2016/190908

Fuente: ADN Jurídico​