Desde el día 1 de enero de 2015, las empresas y empresarios de nuestro país se enfrentan a unos de los cambios de mayor envergadura de los últimos años: la modificación en la forma de la liquidación de las cotizaciones sociales a la Seguridad Social con el llamado Sistema de Liquidación Directa (antiguo Proyecto CRETA), regulado por la Ley 34/2014 y publicado en el Boletín Oficial del Estado el día 27 de diciembre de 2014.

Los objetivos de este nuevo sistema de cotización y de normativa que le acompaña se centran, según la propia Seguridad Social, en la simplificación de procesos, la reducción de costes, un control más eficaz de la recaudación y minimización de posibles errores. Objetivos que a largo plazo -hay que superar el proceso de adaptación que se presume ciertamente complicado- pueden suponer ventajas para la Seguridad Social y para las empresas.

Para definirlo en pocas palabras, este nuevo sistema invierte la manera de realizar los ingresos de las cuotas de la Seguridad Social, pasando del sistema hasta esa fecha vigente (cálculo y autoliquidación mensual de las cotizaciones realizado por las empresas) a otro en el que es la propia TGSS la que factura a las empresas según la información existente en las distintas bases de datos de Afiliación, SEPE, INSS y Mutuas y la que deben aportar los empresarios para determinar la base de cotización aplicable

A modo de resumen, se podrían señalar algunos de los aspectos más destacados de este nuevo procedimiento de liquidación:

Con anterioridad al cálculo de las cotizaciones, se contrastarán los datos disponibles en la TGSS con los aportados por el empresario, admitiéndose a efectos de determinar la cuota a ingresar sólo a aquellos registros de trabajadores que hayan sido conciliados.

El cálculo de la liquidación será ahora realizado, a nivel de cada trabajador, por la TGSS como paso previo a la facturación de su importe a la empresa. Todo ello a través de un procedimiento plenamente integrado en Internet en el que incluso se podrá simplemente confirmar los datos del cálculo que elaborará la propia TGSS con la información del mes anterior –siempre que no hubiera habido cambios en la cotización de cada trabajador-, obtener el recibo y pagarlo o cargarlo en cuenta como hasta la fecha sucedía con las autoliquidaciones.

De este modo resulta evidente que con la Liquidación Directa se genera una mayor calidad y seguridad de la información de que dispone la TGSS y, como consecuencia de ello, la propia Administración destaca que espera un notable incremento de la recaudación porque gracias al uso de estos nuevos sistemas telemáticos podrá reducir los plazos de trámite y recaudación, detectar deudas e iniciar los expedientes recaudatorios con mayor agilidad.

Por su parte, para la empresa con este nuevo sistema, podrá conocer el detalle de lo que paga y cómo se ha calculado la liquidación de cada trabajador, lo que incluye la aplicación automática de bonificaciones y otros beneficios aplicables a la cotización, siempre que la información esté correctamente incorporada en el Fichero General de Afiliación y en el SEPE.

Por último, cabe señalar que las pequeñas empresas disponían ya de un proceso simplificado y específico para la cotización -denominado RED directo-, que apenas ha sufrido variación para su adaptación a estos cambios, de modo que para este colectivo de usuarios el Sistema de Liquidación Directa dentro de RED Directo está ya en pleno funcionamiento desde el 1 de febrero de 2015

En definitiva, parece ineludible pensar que la adaptación al Sistema de Liquidación Directa va a requerir de las empresas y de los departamentos de administración de personal y Recursos Humanos un esfuerzo adicional. A ello habría que añadir la resistencia a los cambios de un sistema ya plenamente establecido y consolidado (autoliquidación) a otro nuevo, hecho que siempre genera las lógicas dudas y recelos; y más teniendo en cuenta que también la Seguridad Social ha de realizar su propia tarea de adecuación para conseguir que el nuevo sistema funcione de manera fluida lo antes posible –no puede olvidarse el comienzo de la implantación ha sufrido diversos retrasos derivados de la complejidad y amplia casuística existente en la cotización de los trabajadores por cuenta ajena-.

En esta nueva situación, la ley señala el primer trimestre de 2015 como el periodo de tiempo en el que la TGSS seleccionará y notificará mensualmente a unas determinadas empresas su inclusión obligatoria en el nuevo Sistema de Liquidación Directa, mediante resolución a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Desde el mes siguiente de recibir la notificación las empresas dispondrán de un plazo de tres meses para familiarizarse y practicar con el nuevo sistema, manteniendo durante ese lapso de tiempo el sistema tradicional de autoliquidación de cuotas.

Estamos ante un panorama que exige a las empresas, cualquiera que sea su tamaño, la implementación de diversas medidas para hacer frente de modo efectivo a los cambios que el nuevo sistema les va a demandar. Y uno de ellos, sin duda imprescindible, es la adaptación del software para la gestión de RRHH, que deberá bien ser ya compatible o bien ser adaptado a esas nuevas exigencias, lo que puede suponer una inversión económica añadida.

Por otra parte podemos señalar que la carga burocrática va a verse incrementada, al menos durante el periodo de adaptación, lo que puede acarrear tener que recurrir a asesoramiento externo o a aumentos de las plantillas de los departamentos de personal, al menos de forma temporal. Así las cosas, no puede dejar de concluirse que los responsables de la confección de nóminas tienen ante sí una ardua tarea hasta conseguir el "rodaje" necesario.

Lógicamente, la problemática del Sistema de Liquidación Directa no va a ser la misma en las pymes que en grandes empresas. Lo que en una empresa de pocos trabajadores puede ser una tarea relativamente sencilla, una vez familiarizados los departamentos de personal con la nueva regulación, en una gran organización puede convertirse en un quebradero de cabeza. Y ello porque si en algo es particularmente exigente esa nueva regulación es en la puntual información de todos cambios de afiliación de los trabajadores. Cualquier desviación en la información de la facilitada por la empresa –y por tanto contenida en la aplicación de nóminas- respecto de la que dispone la Seguridad Social va a generar problemas añadidos, y rechazos de cálculo por discrepancia o inconsistencia de la información; problemas que se verán agravados en aquellas organizaciones con un alto nivel de rotación de empleados y abundancia de contratos temporales y a tiempo parcial.

Además, hay que tener en cuenta que la Ley 34/2014 no solo modifica el sistema de liquidación sino también el régimen de infracciones y sanciones, y además introduce tres nuevas infracciones en materia de Seguridad Social. Entre otras, se endurecen las sanciones por la falta de ingreso de las cuotas debidas a la Seguridad Social, que se imponen en su grado máximo, cualquiera que sea la cuantía no ingresada, cuando el responsable de la obligación de cotizar ingrese una cuantía inferior a la debida, mediante ocultación o falsedad de la información que deba facilitar a la Seguridad Social.

Al hilo de este último ejemplo podemos concluir y recomendar que en este nuevo Sistema de Liquidación Directa las empresas han de ser muy rigurosas en la información a transmitir a la Seguridad Social sobre sus trabajadores. De la coherencia entre esa información y la disponible en la TGSS dependerá el buen funcionamiento de la dinámica de cotización y evitará problemas a la empresa con la TGSS y con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Hay que confiar en que las empresas logren adaptarse rápidamente a esta nueva regulación de las cotizaciones, porque en definitiva todo lo que suponga simplificación de trámites, mayor calidad en la gestión y mejor aprovechamiento de las nuevas tecnologías ha de considerarse como pasos positivos dados por la Administración.