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Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar un libro de actas en el que consten, al menos, los acuerdos tomados en las juntas, generales y especiales, y en los demás órganos colegiados.

Con relación al libro de actas debe tenerse en cuenta lo siguiente: (art.106 RRM -EDL 1996/16064-):

Puede tratarse de un sólo libro que recoja los acuerdos tomados por todos los órganos de la sociedad, o bien puede haber un libro diferente para los acuerdos de cada órgano.

Debe estar legalizado por el registrador mercantil necesariamente antes de su utilización.

Puede ser de hojas móviles.

No se puede legalizar un nuevo libro de actas hasta que el anterior se use íntegramente, salvo que medie denuncia por la sustracción del mismo, o se haya consignado notarialmente su destrucción o extravío.

En cuanto al contenido de las actas con carácter general debe constar: Convocatoria y constitución del órgano; resumen de los asuntos debatidos; intervenciones de las que se haya pedido constancia; acuerdos adoptados; resultados de las votaciones. (art. 26.1 CComVER L1885/1;97 a 106 RRM -EDL 1996/16064-).

A efectos de la consulta planteada debe tenerse en cuenta que cualquier socio puede obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las actas de las juntas generales. Este derecho se extiende a las personas asistentes en representación de socios no asistentes. (art.26.2 CCom -EDL 1885/1-). Y que los administradores, en un plazo de 8 días a contar desde la aprobación del acta, deben presentar en el registro mercantil, testimonio notarial de los acuerdos inscribibles. (art.26.3 CCom).

En cuanto al libro registro de socios que deben llevar las sociedades de capital y otras entidades (Sociedades laborales que adopten la forma de sociedades de responsabilidad limitada; Sociedades de garantía recíproca o Cooperativas) también debe ser debidamente legalizado. (art. 104 y 105 LSC -EDL 2010/112805-, disp. final.1 Ley de Sociedades Laborales ,art. 27 CCom -EDL 1885/1- y 251 RRM -EDL 1996/16064-).

El libro registro de socios debe recoger la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales (Res. DGRN de 3 diciembre 1999) y la constitución de derechos reales u otros gravámenes. A estos efectos, en cada anotación debe indicarse la identidad y domicilio del titular de la participación o del derecho o gravamen constituido sobre aquélla. (art.104.3 LSC -EDL 2010/112805-)

La sociedad sólo reputará socio a quien se halle inscrito en dicho libro; la sociedad sólo puede rectificar el contenido del Libro registro si los interesados no se oponen a la rectificación en el plazo de 1 mes desde la notificación fehaciente del propósito de proceder a la misma y los datos personales de los socios pueden modificarse a su instancia, no surtiendo entre tanto efectos frente a la sociedad.

Cualquier socio puede examinar el Libro registro de socios, cuya llevanza y custodia corresponde al órgano de administración; el socio y los titulares de derechos reales o de gravámenes sobre las participaciones sociales, tienen derecho a obtener certificación de las participaciones, derechos o gravámenes registrados a su nombre. (art.105.2 LSC -EDL 2010/112805-. Res. DGRN de 21 septiembre 1999).

En cuanto a la forma de llevar este libro registro hay dos sistemas:

• Abrir una hoja para cada socio en un libro encuadernado en el que se van anotando las sucesivas transferencias, gravámenes o constitución de derechos reales que se produzcan.
• Anotar cronológicamente los sucesivos cambios, transferencias, gravámenes o constitución de derechos reales que se produzcan. Este sistema, si bien es posible, resulta poco conveniente, ya que por cuestiones prácticas siempre será necesario llevar simultáneamente una relación alfabética.

Ambos libros son obligatorios y su llevanza corresponde a la sociedad y, en consecuencia a sus administradores corresponde la diligencia debida respecto de los mismos para evitar posibles acciones de responsabilidad general para ellos; bien sean las generales establecidas en la LSC (arts. 236 y siguientes LSC -EDL 2010/112805-), las particulares de determinadas disposiciones (Art. 164 de la Ley Concursal -EDL 2003/29207-; 290 y siguientes del Código Penal -EDL 1995/16398-, etc).

Así, por ejemplo también, la Dirección General de Tributos (DGT) ha manifestado en su consulta V1689/2010 de 23 de julio que la falta de llevanza, legalización o depósito de los libros obligatorios junto con otros incumplimientos de índole registral puede incidir en la determinación de la existencia de anomalías sustanciales que afectan a la calificación de infracciones fiscales. Todo ello sin perjuicio de las posibles multas administrativas a que da lugar su no llevanza.

En el caso de pérdida del libro de socios, será necesario que el administrador legalice un nuevo libro. El Registro Mercantil admite la solicitud en el caso de pérdida con un Acta de manifestaciones firmada por el administrador de la sociedad ante notario en la que se declare dicha pérdida.

Aun cuando la normativa no explicita la obligación de entrega del libro de actas o el libro de socios en el caso de transmisión empresarial a los nuevos compradores de la sociedad, es lógico que éstos, a la vista de las obligaciones y funciones de los libros obligatorios que han quedado expuestas con anterioridad, quieran su entrega; sin que a estos efectos y a nuestro criterio sea un inconveniente la normativa relativa a la protección de datos de carácter personal siempre que se cumplan sus prescripciones.